Gerente: ¿El bombero de las organizaciones?

por | Ago 14, 2017 | Capital Humano

Una de las peores enfermedades que sufren las organizaciones es caer en un estanque repleto de urgencias, soluciones emergentes, parches a procesos, que terminan por provocar una cultura de conformismo e indiferencia y que tienen un efecto directamente en el desempeño de los colaboradores y la efectividad de los procesos y lineamientos por los que son regidos. Es en estas situaciones donde los gerentes también se infectan, y se vuelven un simple trasmisor de instrucciones y poco a poco mientras la enfermedad progresa se pierde la esencia de lo que realmente representa la gestión y la efectividad de los procesos.

Imagínate en este momento en tu día a día como director o gerente de un área y pregúntate,

¿En la rutina diaria considero que tengo un área realmente efectiva? ¿Mi día se compone principalmente de planeación, supervisión efectiva y toma de decisiones estratégicas?

Te ayudamos un poco a detectar si hay áreas de oportunidad. Se honesto y analiza, ¿Te identificas o a alguno de tus mandos medios con estas características?

  1. Sigues llevando actividades operativas prácticamente de manera diaria.
  2. No puedes delegar actividades, ya que por más que quieres, no encuentras tiempo para capacitar a tus colaboradores, y hay actividades que “sólo tú conoces.” y decisiones que “sólo tú puedes tomar.”
  3. Inicias tu semana o día pensando en todos los cambios, análisis y planes que ejecutarás, sin embargo, surgen urgencias que no te permiten aterrizarlos y estás en un ciclo constante de apagar fuegos.
  4. Te encuentras constantemente en la toma de decisiones a manera de respuesta inmediata a situaciones que se han vuelto comunes.
  5. No tienes claridad de las metas de tu área y colaboradores, ni de su relación con otros departamentos.
  6. En ocasiones, te topas que no sabes quién hizo qué, o por qué alguien no hizo algo.
  7. No cuentas con manuales de procedimiento de tu área, por lo cual la curva de aprendizaje de los nuevos ingresos se vuelve extensa y costosa. Así como detectas duplicidad de funciones, frustración y confusión en tu área que te impacta en la rotación y en ocasiones en pérdida de información.
  8. Te es complicado retroalimentar a tus colaboradores tanto por falta de tiempo como por falta de información para su evaluación.

¡Claro! Quizás consideras que tu área presenta áreas de oportunidad, pero no lo suficiente graves para preocuparte, el problema es de otra área o, todo lo contrario, crees que tu área está a punto del derrumbe y todo resulta preocupante.

¿Interesante verdad? Pero tranquilo, todo es completamente normal cuando hacemos esté análisis. El gerente suele acabar siendo “víctima” del crecimiento acelerado de algunas organizaciones, donde obtuvo crecimiento por su buen desempeño, sin embargo, no hubo tiempo para el desarrollo de sus habilidades gerenciales. Si, para ser gerente también se entrena. El desarrollo de comportamientos y habilidades es clave para no caer en alguna de estas situaciones.

El secreto no suele estar en enfocarte en lo preocupante, ni en enfocarte sólo en tu área, sino en que te asegures en tener una visión integral y misión completamente enfocada hacia el alto desempeño y sobretodo en las estrategias convertidas en planes de acción para lograrlo.

Las organizaciones con un enfoque hacia el alto desempeño deben considerar contar entre sus filas, con gerentes altamente efectivos que sean capaces de afrontar verdaderos retos en los que no solo vean hacia afuera, sino que también se involucren en la construcción de nuevas estrategias, en desarrollar al personal y por supuesto en una reingeniería de procesos.

Entonces, ¿Cómo dejar de ser un apaga fuegos, enfocado en las soluciones a urgencias, y convertirme en un estratega con visión a futuro? ¿Qué debo hacer? ¿Yo como gerente lo debo hacer solo? ¿Es realmente mi problema?

Te contamos otro secreto, tu puedes convertirte en un verdadero líder y ser un agente de cambio. Te proponemos iniciar por la reingeniería de procesos valorando el impacto que tienen sobre la estrategia y la gente.  No es la única solución, pero es un buen comienzo.

La real academia de la lengua nos dice que un proceso es el conjunto de las fases sucesivas de un fenómeno natural o de una operación artificial. Bien, por consiguiente, la reingeniería de procesos tiene como objetivo mejorar lo que se hace de una forma rutinaria (proceso) y convertirlo en algo suficientemente práctico, eficiente y efectivo para lograr el fin deseado. No olvides de siempre pensar en un proceso como un ente vivo, por lo cual, como cualquier organismo con vida, requiere de atención constante.

Asegúrate en aterrizar cada proceso en pasos y responsables basado en las estrategias que se establecen a nivel organización. Y no sólo eso, sino también asegúrate que se cuenta con las herramientas, políticas y mediciones necesarias para poderlo ejecutar y controlar.

En caso de que no, programa su desarrollo, somos realistas, no te pedimos hagas todo de una sola sentada. El cambio debe ser administrado, y te aseguramos que conforme vayas avanzando e implementando cambios te darás cuenta que cada vez le puedes dedicar más tiempo.

Siguiente paso, aterriza estos procesos en descripciones de puesto con sus funciones muy claras, iniciando por el tuyo. Esto te dará claridad de las cargas de trabajo, y detectar aún más mejoras para reducir los tiempos. Así es, ahora tienes tiempo para capacitar, no olvides que la capacitación no es un lujo es una necesidad como cualquier otra actividad.

¿Sigues abrumado con todo lo que se te viene a la mente? Mantén la calma, te damos un poco más de detalle de cómo arrancar tu reingeniería de procesos. No dejes que la dinámica organizacional te obligue a dedicarte a apagar fuegos en lugar de prevenirlos.

  • Genera un mapeo completo de los procesos que conforman tu operación, apoyándote con tu equipo de trabajo (incluso puedes programar sesiones fijas según la frecuencia posible) que te dará detalle de lo que sucede en el paso a paso y da la oportunidad de que expresen posibles mejoras.
  • Establece para cada proceso indicadores y controles con periodos adecuados que te permitan, en conjunto con tu equipo, tomar acciones correctivas y preventivas.
  • Mide la efectividad de operar de esa manera e identifica el impacto que tiene sobre otros procesos, esto es, considera en todo momento las dependencias.
  • Observa la operación y busca la oportunidad de desarrollar e implementar nuevas prácticas sin perder visibilidad de los objetivos. Arriesga, pero de una forma controlada.
  • Mantente al tanto de lo que la empresa necesita hacia dentro con el efecto hacia afuera e identifica qué se debe ajustar, cambiar, transformar o crear a lo largo de tus procesos.
  • Instruye y no sólo des instrucciones, los procesos son la base de lo que debes trasmitir a tu equipo de trabajo. Ellos agradecerán tener claro su método de trabajo.

Por último, un tip, ten cuidado con “la ceguera de taller” pudiera ser un factor que no te permita poner en práctica estas acciones, por lo que es recomendable que te apoyes en organizaciones dedicadas a la consultoría empresarial. Te ayudarán no sólo a plasmar sin vicios organizacionales los puntos a atacar, sino que también a implementar y transformar la cultura empresarial, y paulatinamente te darán claridad y visibilidad para que durante su colaboración te vuelvas autosuficiente y desarrolles el verdadero enfoque hacia la mejora continua.

 

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