Confiabilidad del inventario

por | Oct 24, 2017 | Productividad y Procesos

Cuando hablamos de administración de inventarios, hablamos de la administración de 4 elementos: la confiabilidad, el nivel/cantidad, la rotación y la ubicación del inventario. En este artículo, profundizaremos en uno de estos elementos, la confiabilidad del inventario.

Confiable, es el término que debería de describir cualquier inventario. ¿Tienes la certeza de la confiabilidad del inventario de tus almacenes?

Si has detectado alguna de estas situaciones en la operación de tu organización, lo más probable es que no tengas un buen proceso de control de inventarios:

  • Se quiere embarcar o utilizar un producto con existencia en sistema, y no hay producto físicamente.
  • Compras productos pensando que no hay físicamente cuando en realidad si hay.
  • No le haces caso y no compras con base en lo que esté en sistema o cada vez debes mandar contar lo que hay.
  • Los inventarios contables para tu cierre de mes no transmiten la realidad.

Un descontrol en inventarios puede provocar impactos fuertes en tu rentabilidad, como:

  • Venta perdida o desabasto por falta de inventario.
  • Merma por compras innecesarias.
  • Tiempos improductivos por falta de planeación y re-trabajo en conteo.
  • Mayor probabilidad de robo.

Para evitar estas situaciones se deben de cumplir dentro de los procesos establecidos para el manejo del almacén los principios más importantes de incremento de confiabilidad y control de inventario, los cuales son:

  1. Orden: Se refiere a tener limpieza en tu catálogo de productos, tanto dar de alta con su información completa los productos nuevos, como dar de baja los que no tienen uso.
  2. Oportunidad: Tener un sistema de control de entrada, salidas y transferencias que en tiempo real esté registrando los movimientos que suceden.
    • Saber qué movimiento se hizo, cuándo y por quién fue hecho, se vuelve información crítica para poder llevar a cabo un óptimo control.
  3. Congruencia: Tener en tu sistema dados de alta todos los distintos tipos de movimiento que suceden en tu operación. Algunos ejemplos:
    • Entrada por compra regular, por transferencia de otro almacén, por producto terminado, por muestras, entre otros.
    • Salida por regular/venta, por merma/desperdicio, por transferencia a otro almacén, por consumos internos, por transformación, entre otros.
  4. Autoridad: Dar de alta los tipos de usuarios y sus usuarios con los permisos y autorizaciones que se requieren para controlar correctamente el inventario.
    • Asegurar tener establecido el proceso a seguir en caso de necesidad de ajustes.
  5. Auditoría:
    • Realizar con una frecuencia establecida inventarios cíclicos. Esto se refiere a los inventarios que se realizan de productos al “azar” y a ciegas.
      • Considerar siempre tener un orden general preestablecido basado en tu 80-20 de productos.
      • Posteriormente esta información contrarrestarla a las existencias en sistema y obtener tu confiabilidad de inventarios.
    • Realizar con una frecuencia establecida inventarios contables. Estos se refieren a los inventarios que se realizan a la totalidad del almacén.
      • Siempre involucrar al área de contabilidad desde el levantamiento hasta los ajustes.
      • Por lo regular, se realizan de manera semestral o anual.
  6. Responsabilidad: Tener definido las políticas y responsables de las diferencias encontradas en las auditorías.

Otra actividad importante a considerar dentro de tu almacén para incrementar la confiabilidad es asegurarte que se tiene un layout preestablecido, donde cada producto tenga bien identificado su ubicación dentro del mismo, siguiendo la metodología 5s. Esto facilitará tanto el control en la operación diaria, como los tiempos para levantar un inventario. De este elemento, como de los otros dos, hablaremos más a profundidad en nuestros siguientes artículos.

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