Proceso de Compras: relevos dentro de la organización

por | Feb 21, 2018 | Productividad y Procesos

El relevo 4 x 100 es uno de los eventos de atletismo que se llevan a cabo durante las olimpiadas. La competencia consta de 4 corredores cada uno con su objetivo personal de 100 metros, para que finalmente si resultan ganadores los 4 puedan llevarse una medalla de oro.

Cada corredor es pieza clave, tanto en su velocidad como en su forma o mejor dicho su técnica para entregar/recibir el testigo. Cuando se realiza el cambio de testigo el siguiente corredor espera 20 metros previos a su línea de salida, con el objetivo de estar preparado y eficientar la entrega de testigo de la manera correcta.

El cambio no debe retrasar el avance de la carrera, y un error en el cambio de estafeta puede ocasionar que se pierda la carrera, ya sea por descalificación o por pérdida de tiempo, ejemplo, si el testigo cae al suelo.

Los procesos dentro de una organización se pueden comparar a este ejemplo, tenemos colaboradores que van cambiando de estafeta, y un retraso o error en alguno de ellos afecta todo lo que sigue en la cadena.

Pongamos el ejemplo del departamento de compras, siendo el objetivo general que el solicitante tenga sus artículos en tiempo y forma, así como que contabilidad tenga el registro y control correcto de todas las compras.

Set 1 100 mts

El solicitante ya sea el usuario o almacén debe de presentar una solicitud formal de la cantidad y detalle del artículo que requieren para facilitar el trabajo de compras, y de esta manera fluya de mejor forma la información de lo que necesita.

Set 2 100 mts

El área de compras debe de asegurar que sigue las políticas de cotización, así como buscar y seleccionar al mejor proveedor. En caso de ser nuevo, dar de alta toda la información necesaria para que llegue de manera correcta al siguiente set de actividades y no entorpezca el avance. También debe de asegurar que la compra ha sido autorizada por las personas correspondientes.

Set 3 100 mts

Una vez seleccionado el mejor proveedor, se debe de realizar una orden de compra. La cual, en el deber ser, el proveedor debe de entregar junto con el pedido, para confirmar que lo que se está recibiendo es lo que se solicitó. De igual manera, se debe de evaluar el servicio de proveedor, para asegurar que en la próxima compra se esté trabajando con el servicio deseado y poder apoyar el mismo desarrollo del proveedor.

Set 4 100 mts

Asegurando que se recibió todo en tiempo y forma, el área contable debe de realizar el pago correspondiente teniendo completa la documentación de los sets anteriores. El haber realizado de manera correcta los últimos 3 sets, asegura el flujo correcto de la información, por lo cual facilita el control del área contable para la administración y gestión de compras.

Cuando cada colaborador toma la responsabilidad del rol que le toca en la carrera, se prepara previamente para eficientar el proceso lo más posible y trabaja en su técnica para facilitar el trabajo a su cliente interno, todo en la empresa empezará a fluir de mejor manera.

Para lograr esto, los colaboradores deben de tener muy claro el proceso que tienen que seguir, así como la técnica que deben de conocer y es en este momento donde la definición de procesos y responsabilidades dan su mayor beneficio.

Si quieres conocer un poco más del tema o cómo nuestra consultoría de negocios puede ayudar a tu organización con el rediseño de tus procesos:

¡Contáctanos!

Notas relacionadas

NOTAS RECIENTES

Suscríbete a nuestro boletín de noticias

Únase a nuestra lista de correo para recibir las últimas noticias.