Alianza de Negocios – Optimización y Control de Procesos de Trabajo

PROYECTO

Nombre: “Nova”
Duración: 6 meses
Etapa: Proyecto
Prácticas Implementadas: Operaciones, Finanzas, Arquitectura Organizacional, Sistema de Gestión.

 

 

SCORECARD

ROI: 22 a 1

  • Reducción del 19% en pago de costos sociales.
  • Mejora del 79% en aplicación de descuentos de Infonavit.
  • Incremento del 42% en la aplicación de intereses por financiamiento.
  • Reducción del costo laboral en 12%

 

Caso de Éxito

Alianza de Negocios es una empresa ubicada en Ciudad del Carmen, Villahermosa, Campeche y Poza Rica que se dedica al manejo y administración de nóminas de sus clientes. Es responsable de la ejecución del pago de los empleados, así como de las obligaciones fiscales marcadas por la ley. El Director General sentía la necesidad de determinar si las cargas de trabajo de su personal (especialmente en el área de nóminas) eran las adecuadas o requería de contratar más gente.


RETO:
Mejorar la productividad de las personas, a través del diseño e implementación de los procesos operativos del área de nómina, Banca Electrónica y Afiliación, generando cargas de trabajo óptimas por puesto. Incrementar la rentabilidad de la empresa mediante la sincronización y coordinación de los procesos correspondientes a altas y bajas del IMSS, aplicación de descuentos del Infonavit y cobros por financiamientos a clientes. Redefinir la estructura macro y micro alineada a los objetivos generales y operativos, definiendo las actividades específicas por puesto e incrementando las capacidades de supervisión del personal.

SOLUCIÓN:
Se inició con la definición de la macroestructura, lo cual permitió una mejor organización de las áreas, claridad en los puestos y funciones, optimización de la empresa y el incremento en sinergias operativas. Implementamos como “planes de choque” y a lo largo de todo el proyecto, los mecanismos de control que permitieran identificar aquellos empleados a los cuales ya no se deberían seguir pagando costos sociales (IMSS, RCV, et), así como empleados a los cuales habría que descontarles préstamos de Infonavit. Se definieron equipos de trabajo multifuncionales que perseguían un mismo objetivo y estaban alineados a un esquema de incentivos. Se rediseñaron módulos en el sistema que impactaron en la productividad y eficiencia de los procesos operativos y los cuales garantizaban mejores controles de operación. Se diseñó e implementó una herramienta de control y políticas de financiamiento a clientes.
También se implementaron reuniones operativas en las áreas de operaciones y finanzas, así como un Comité Directivo, enfocados en el análisis de los resultados y la definición de planes de acción para cumplir con los objetivos planteados. Dentro de esos foros, se analizaban los tableros de control e indicadores diseñados. Se diseñaron perfiles, funciones y días típicos por puesto.

RESULTADOS:
Se mejoraron los procesos de operación lo cual repercutió en una mayor productividad de los empleados y en un mejor servicio al cliente. Las herramientas permitieron un mejor control de los procesos y resultados operativos y financieros de la empresa. Existió una mejora significativa en la gestión de las Direcciones.