Alianza de Negocios – Optimización y Control de Procesos de Trabajo

DIAGNÓSTICO

Nombre: “Optimización y Control de Procesos de Trabajo”
Duración: 4 semanas
Etapa: Diagnóstico
Prácticas Implementadas: Estudios y análisis de procesos, Evaluación de Estructura organizacional

 

Caso de Éxito

Alianza de Negocios es una empresa ubicada en Ciudad del Carmen, Villahermosa, Campeche y Poza Rica que se dedica al manejo y administración de nóminas de sus clientes. Es responsable de la ejecución del pago de los empleados, así como de las obligaciones fiscales marcadas por la ley. El Director General sentía la necesidad de determinar si las cargas de trabajo de su personal (especialmente en el área de nóminas) eran las adecuadas o requería de contratar más gente.


RETO:
Determinar las principales áreas de oportunidad de los procesos que afectaran la productividad del personal, el servicio al cliente, la comunicación interna y la calidad del trabajo, así como que tuvieran un impacto en costos operativos. De igual forma, se analizaría la estructura organizacional para determinar si estaba alineada al crecimiento y la operación en sí.

SOLUCIÓN:
Se definió una estrategia de análisis para identificar las áreas de oportunidad enfocadas a los procesos, gestión y estructura organizacional, los cuales fueron desde un levantamiento detallado de los procesos de la cadena de valor, pasando por estudios de observación/acompñañamiento con el personal clave de la empresa, análisis del sistema de gestión, así como el levantamiento del funciograma. Dentro del levantamiento de los procesos, se identificaron las necesidades y forma de planear, asignar el trabajo, la ejecución y supervisión del mismo, así como la evaluación y retroalimentación hacia los responsables. Para el funciograma se observaron oportunidades en la claridad de las funciones y alcance de los puestos, duplicidad de actividades y se levantó un muestreo de cargas de trabajo.
También se realizaron estudios estadísticos que cuantificaban las oportunidades en costos laborales, productividad del personal, aplicación de descuentos de Infonavit y pago de costos sociales, entre otros.

RESULTADOS:
Se encontró una falta de planeación en los procesos, un desaprovechamiento de los recursos del sistema con el que se contaba, así como una ejecución del proceso poco productiva, donde además de todo no se evaluaba el resultado. Esto trajo consigo la identificación de una mala aplicación de descuentos de infonavit a los empleados con pérdidas a la empresa y el pago de costos sociales adicionales. Referente a la productividad de los procesos y empleados, se identificó una carga laboral no óptima para las necesidades de operación.
La empresa otorgaba financiamientos a sus clientes sin obtener beneficio por la falta de políticas, procedimientos y herramientas de control.