Centro Comercial La Esmeralda – Estructura y Control de Procesos Fase 1

PROYECTO

Nombre: “Estructura y Control de Procesos”
Duración: 9 meses
Etapa: Proyecto
Prácticas implementadas:

  • Reestructura Organizacional
  • Control de Almacén
  • Administración de Inventarios y Compras

 

SCORECARD

ROI: 2.58 a un año

  • Reducción de un 33% de días de inventario
  • Mejora 107% de confiabilidad de inventario.
  • 100% de pedidos a tráves de sistema.
  • Incremento en 63% de días de crédito con proveedores.
  • Mejora en un 34% en tiempo de facturación.
  • Más de 5000 productos con definición de máx y mín.
  • Reducción de 50% de faltantes de productos

Diseño, implementación y Seguimiento:

  • Macro y micro organigrama
  • 16 descripciones de puesto definidas.
  • 8 Procesos Operativos de Compras.
  • 8 procesos Operativos de Almacén.
  • 1 Sistema de Gestión (14 Indicadores de Control)

 

Caso de éxito

Con más de 20 años de experiencia en la industria del autoservicio, Centro Comercial La Esmeralda SA de CV (LE) es una empresa regional con presencia en La Laguna que se dedica a brindar un servicio de calidez a todos sus clientes. Su principal enfoque es mantener la satisfacción de sus clientes. LE creía en la necesidad de un cambio que los llevaría de ser una empresa familiar a una empresa institucional y más eficiente, que funcionara más por procesos que por el conocimiento de las personas. Se plantearon 5 iniciativas de solución que se desarrollarían en 2 fases.

La fase 1 consistió en la definición de una estructura organizacional eficiente y la optimización y sincronización de los procesos de las área de Recibo, Almacenes y Compras.


RETO:
Poder controlar los inventarios, administrar el catálogo de productos, las existencias reales y su confiabilidad, que permitieran la buena planeación y control de compras y de los productos, para mejorar el nivel de servicio (existencias de productos) a las tiendas.

RESPUESTA:
Se realizó una separación de departamentos con mayor claridad de funciones y responsables. Se mejoraron los procesos de recibo y control de inventarios y de almacén, así como el proceso de reposición, planeación de inventarios y compras; a través de la metodología MOSCALTIC (Reingeniería de Procesos) con un enfoque de control y eficiencia. Se diseñaron herramientas y mejoras en los sistemas de información utilizados que facilitaron la operación de los procesos y la toma de decisiones, así como el que se implementara un sistema de medición por indicadores y su revisión durante juntas de gestión, que permitieron la evaluación de cada puesto/área/proceso.

RESULTADOS:
Se logró un cambio cultural en el personal hacia una enfoque de medición y a resultados. Se logró la creación tanto en estructura como en sistema de un CEDIS. A través de la separación de almacenes, la creación de una aduana y el diseño de procesos y herramientas, se arrancó con el control del inventario, facilitando la detección de errores y la revisión de movimientos de la mercancía. Se desarrolló un área de Compras más efectiva, diseñando procesos, herramientas y estrategias para la implementación de un sistema de reposición de inventario en base a máximos y mínimos con enfoque en optimización, reduciendo número de faltantes y llevando a generar 100% de pedidos a través del sistema, facilitando y mejorando la confiabilidad del recibo de los productos.