Comercial Balbek – Implementación del Sistema de Gestión

PROYECTO:

Nombre: Implementación del Sistema de Gestión, definición de Estructura Organizacional y uso de Herramientas Clave
Duración: 12 semanas
Etapa: Proyecto
Prácticas Implementadas: Sistema de Gestión y Estructura Organizacional.

 

SCORECARD:

  • Implementación del Sistema de Gestión.
  • Diseño de Estructura Organizacional.
  • Implementación de herramientas de Venta Cruzada, Costo Consumo y Compras.

 

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BALBEK es una comercializadora de productos químicos y de limpieza en la Ciudad de Oaxaca que lleva más de 25 años en el mercado. Los dueños actuales, (quienes heredaron la compañía de su padre), se dedican a otras actividades y negocios, por lo que debían implementar un sistema de gestión que les permitiera controlar los resultados a larga distancia.


RETO:

El reto principal era cambiar la cultura de los actuales líderes de la empresa en el control de la información, sin resultados tangibles más que las ventas, y el manejo de la empresa de una forma obsoleta y sin objetivos específicos. Todos los empleados desempeñaban todas las funciones en la empresa según se fueran necesitando, lo que ocasionaba que no hubiera responsables de resultados ni una organización dentro de la estructura de la empresa.

Otra limitante era el tiempo, únicamente se contaba con 12 semanas para garantizar la implementación.

RESPUESTA:

El cambio se originó desde la estructura organizacional donde se definieron los roles y funciones de manera clara y organizada, asignando tareas y responsabilidades que anteriormente no se ejecutaban. Se implementó un sistema de gestión basado en indicadores para cada una de las áreas, con responsables y objetivos específicos, logrando un cambio en la ejecución de tareas, con análisis más detallados y un seguimiento a los compromisos. Esto ocasionó ajustes a los procesos para el control de inventario y ventas, generando iniciativas específicas para mejora los resultados de dichas áreas.

De igual forma se desarrollaron e implementaron herramientas, como la de Venta Cruzada para identificar potencial de venta en clientes actuales y por ende generar mayor venta; la Matriz Costo Consumo permitió identificar los días de inventario totales y por cada producto en específico, lo que derivó en un análisis para su principal proveedor y se tomaron acuerdos con éste para poder mejorar el flujo de efectivo que estaba detenido en altos niveles de inventario; finalmente, se desarrolló una herramienta de compras, que permitiera precisamente generar compras eficientes, para optimizar el flujo de efectivo y los días de inventario.

Se trabajó en conjunto con el proveedor del sistema para el desarrollo de herramientas e indicadores.

RESULTADOS:

Implementación de un sistema de gestión basado en indicadores y reuniones semanales, que permitieron analizar y generar acciones en beneficio de la empresa. Diseño de una estructura organizacional con funciones definidas y responsabilidades por área.