GIA Grupo Integral de Administración – Optimización de procesos administrativos y de operación

PROYECTO

Nombre: “Avancemos Juntos”
Duración: 6 meses
Etapa: Proyecto
Prácticas Implementadas: Arquitectura Organizacional, Sistema de Gestión, Operaciones, Administración y Finanzas

 

SCORECARD

ROI: 5 a 1

  • Incremento del 5% en cobro y recuperación de Infonavit
  • Incremento del 7% en cumplimiento al cobro de costos sociales a clientes.
  • Reducción del 2% en errores en transferencias
  • Reducción del costo laboral en 4%

 

Caso de éxito Carta recomendación

Grupo Integral de Administración es una empresa ubica en Cancún, Quintana Roo que se dedica a la administración de nóminas de sus clientes y es responsable de la ejecución del pago de los empleados, así como de las obligaciones fiscales marcadas por la ley.

El Director General percibía una falta de procesos y controles para garantizar los resultados de la operación, tales como las amortizaciones de infonavit a empleados, el cobro de costos sociales a los clientes y errores en transferencias por no contar con el IVA desglosado y el RFC correcto. De igual forma, no estaba conforme con la información reflejada en sus Estados de Resultados.


RETO:
Mejorar la productividad de las personas, a través del diseño e implementación de los procesos operativos del área de nómina, Tesorería, IMSS, generando cargas de trabajo óptimas por puesto. Incrementar la rentabilidad de la empresa mediante la sincronización y coordinación de los procesos correspondientes a altas y bajas del IMSS, aplicación de descuentos del Infonavit y cobros de costos sociales a clientes. Redefinir la estructura macro y micro alineada a los objetivos generales y operativos, definiendo las actividades específicas por puesto e incrementando las capacidades de supervisión del personal. Contar con un Estado Financiero con información correcta y a tiempo, que permitiera el análisis y la toma de decisiones.

SOLUCIÓN:
Se inició con la definición de la macroestructura, lo cual permitió una mejor organización de las áreas, claridad en los puestos y funciones, optimización de la empresa y el incremento en sinergias operativas Implementamos planes de choque para la recuperación de costos sociales e infonavit, junto con el control de transferencias bancarias. Dentro de los procesos operativos, implementamos la herramienta de Plan Maestro, lo que permitió definir el número de personas óptimas requeridas basada en cargas de trabajo, así como equipos de trabajo multifuncionales con el objetivo de brindar un mayor nivel de servicio al cliente. En paralelo con el sistema, se trabajó en controles que permitieron hacer un cobro efectivo de las amortizaciones de infonavit y los costos sociales a los clientes.
Se definieron los centros de costos y cuentas para la generación de Estados Financieros y se desarrollaron los mecanismos para garantizar la confiabilidad en tiempo y forma del registro. Se implementaron reuniones operativas y gerenciales, con el objetivo de analizar los indicadores definidos por área.

RESULTADOS:
Se mejoraron los procesos de operación lo cual repercutió en una mayor productividad de los empleados y en un mejor servicio al cliente. Las herramientas permitieron un mejor control de los procesos y resultados operativos y financieros de la empresa. Existió una mejora significativa en la gestión de las Direcciones.