GIA Grupo Integral de Administración – Optimización de procesos administrativos y de operación

DIAGNÓSTICO

Nombre: “Optimización de Procesos Administrativos y de Operación”
Duración: 4 semanas
Etapa: Diagnóstico
Prácticas Implementadas: Estudios y análisis de procesos, Evaluación de Estructura organizacional

 

Caso de éxito

Grupo Integral de Administración es una empresa ubica en Cancún, Quintana Roo que se dedica a la administración de nóminas de sus clientes y es responsable de la ejecución del pago de los empleados, así como de las obligaciones fiscales marcadas por la ley.

El Director General percibía una falta de procesos y controles para garantizar los resultados de la operación, así como reflejarlos en sus Estados Resultados, a lo que ellos conocían como Reporte de Utilidades.


RETO:
Determinar las principales áreas de oportunidad de los procesos que afectaran la productividad del personal, el servicio al cliente, la comunicación interna y la calidad del trabajo, así como que tuvieran un impacto en costos operativos. De igual forma, se analizaría la estructura organizacional para determinar si estaba alineada al crecimiento y la operación en sí, y la forma en cómo registraban su movimientos operativos para reflejarlos en un Estado de Resultados.

SOLUCIÓN:
Se definió una estrategia de análisis para identificar las áreas de oportunidad enfocadas a los procesos, gestión y estructura organizacional, los cuales fueron desde un levantamiento detallado de los procesos de la cadena de valor, pasando por estudios de observación/acompñañamiento con el personal clave de la empresa, análisis del sistema de gestión, así como el levantamiento del funciograma. Dentro del levantamiento de los procesos, se identificaron las necesidades y forma de planear, asignar el trabajo, la ejecución y supervisión del mismo, así como la evaluación y retroalimentación hacia los responsables. Se identificó la forma en cómo asignaban los ingreso, costos y gastos dentro de sus reportes par la elaboración de los mismos y obtener los resultados mensuales.
En cuanto al funciograma se observaron oportunidades en la claridad de las funciones y alcance de los puestos, duplicidad de actividades y se levantó un muestreo de cargas de trabajo. También se realizaron estudios estadísticos que cuantificaban las oportunidades en costos laborales, productividad del personal, aplicación de descuentos de Inonavit y cobro de costos sociales, a sus clientes entre otros.

RESULTADOS:
Se encontró poca claridad en el alcance y las funciones de las áreas y sus puestos, así como que no existían las herramientas adecuadas para determinarlal personal óptimo. Así como también, no se identificó una cultura de gestión basada en reuniones formales y toma de decisiones en base a resultados con indicadores establecidos, en general no se contaba con una planeación, asignación de trabajo