Grupo Pavimentos del Sureste – Sistema de gestión, optimización y control de procesos

PROYECTO

Nombre: “Implementación de estructura y Sistema de Gestión. Optimización y control de procesos”
Duración: 17 semanas
Etapa: Proyecto
Prácticas Implementadas: Definición de macro y micro estructura organizacional (listas de actividades), reingeniería de procesos de área técnica, construcción, compras y cuentas por pagar.

Grupo Pavimentos del Sureste (GPS) es una empresa chiapaneca con proyectos en su mayoría para la obra pública. Realiza la mayoría de sus obras en los Estados de Veracruz y Chiapas. Tres socios dirigen a la organización, y al aprobar el proyecto, se interesaron principalmente en el rediseño de los procesos más importantes de la empresa, que impactaban financieramente.


RETO:
Definir la estructura macro (con 3 socios desalineados) y la microestructura con base en cargas de trabajo óptimas. De igual forma, se definirían los modelos óptimos para las áreas de presupuestos (área técnica), construcción, compras y cuentas por pagar. Dichas áreas eran el foco principal para la implementación del Sistema “Enkontrol”, y deberían quedar perfectamente alineadas, para que la herramienta del software fuera aprovechada de forma eficiente.

RESPUESTA:
Se realizaron diversas propuestas para la macroestructura y en conjunto con los socios, se definió la óptima para el momento del negocio, cada uno de ellos se hizo responsable de las áreas administrativas, operativas y comercial. El principal cambio fue la inclusión de compras en el área operativa, con el objetivo de que un solo responsable controlara y rindiera cuentas de los avances en las obras. Se rediseñaron y validaron los procedimientos, políticas, formatos, controles y herramientas en las áreas de presupuestos, construcción y control de obra, mantenimiento de maquinaria, compras y cuentas por pagar. Dichos procedimientos fueron alineados a un “deber ser” óptimo para la organización, pero que incluyeran los alcances y funcionalidad del software, permitiendo una implementación del mismo más eficiente y garantizando el máximo aprovechamiento. Al definir los procesos y las funciones de los puestos, se identificaron cargas de trabajo necesarias, con lo cual se determinó el número de personas necesarias para la ejecución. Se diseñaron e implementaron tableros de control, con indicadores operativos para cada una de las áreas.

RESULTADOS:
Se concluyó el proyecto y la macroestructura y el sistema de gestión permitió a los socios trabajar de forma más eficiente y tomar decisiones con base en resultados. El diseño de los procedimientos, permitió a GPS garantizar la óptima implementación de “Enkontrol”, así como un mejor control dentro de los mismos. Las áreas de presupuestos contaban con herramientas de control de proyectos y elaboración de presupuestos ideales, lo que permitió disminuir la carga de trabajo y poder participar en mayor número de convocatorias. Las obras fuerron mejor controladas ya que todos los costos y gastos eran asignados en el rubro y obra correspondiente, permitiendo una mejor gestión del avance y costos de cada una para el Director de Construcción. El área de maquinaria y compras, incrementaron considerablemente su nivel de servicio, basados en los procesos y controles definidos.