Grupo Proyección Fiscal – Diseño del sistema de incentivos, roles y modelo de auditorías

PROYECTO

Nombre: OPTICAH II
Duración: 9 Semanas
Etapa: PROYECTO
Prácticas Implementadas: Sistema de Gestión

 

SCORECARD:

  • Cumplimiento a procesos internos: 90%

 

Grupo Proyección Fiscal es una empresa dedicada al diseño e implementación de estrategias fiscales a personas físicos y morales, así como a la dispersión de nóminas de trabajadores. El Socio-Director percibía una improductividad en sus Direcciones y Coordinaciones, tenía dudas sobre el servicio que se le ofrecía o sus clientes. Tampoco estaba 100% seguro si la información entregada por sus áreas era confiable y si realmente estaban gastando de forma óptima en la empresa.


RETO:
Diseñar un sistema de incentivos acorde a la visión de la organización. Definir un Modelo de Operación que garantice el cumplimiento a las actividades de cada área en ausencia de sus directores principales. Generar un Modelo de Auditorías internas y cruzadas para garantizar el cumplimiento a los procesos implementados. Finalmente, documentar todas las herramientas dentro del sistema de control interno (SICO).

SOLUCIÓN:
Se definió una herramienta de incentivos que considerara todos aquellos indicadores de cada área enfocados a lograr la visión de la empresa, se ponderaron con base a su relevancia, así como la frecuencia y objetivos de los mismos.
Respecto al Modelo de Cobertura de Roles en ausencia, se identificaron los actividades clave (estratégicas y operativas) que ejecuta cada director de área, se definieron responsables en caso de ausencia del mismo y se les capacitó en cada una de las actividades; de igual forma se definió el procedimiento y las políticas del proceso. Se implementó un Modelo de Auditorías internas, donde cada director evalúa con una herramienta el cumplimiento a los procesos y entregables de su área; de igual forma, se implementó el Modelo de Auditorías Cruzadas, donde un auditor de otra área, evalúa a otras para identificar desviaciones a los procesos implementados. En ambos casos, se da un reporte con las calificaciones, desviaciones detectadas y planes de acción. Finalmente, se documentaron 42 herramientas de SICO.

RESULTADOS:
Se cuenta con un sistema de incentivos enfocado al logro de la visión. Se garantiza el cumplimiento a las actividades clave de las áreas aún en ausencia de cualquier director. Se evalúa formal y periódicamente el cumplimiento a los procesos implementados, lo que garantiza la sostenibilidad de los procesos y resultados de la organización.