Grupo Proyección Fiscal – Optimización y control de procesos

PROYECTO

Nombre: OPTICAH
Duración: 5 MESES
Etapa: PROYECTO
Prácticas Implementadas: Arquitectura Organizaciones, Sistema de Gestión, Operaciones, Contabilidad y Tesorería. Habilidades Gerenciales (Sistemas, Indicadores, Equipo, Gente).

 

SCORECARD:

  • Incremento en la productividad del 7% de las Direcciones (3) y Coordinaciones (2).
  • Se redujo en un 37% los días de cobro.
  • Cumplimiento del 100% en conciliaciones bancarias.

 

Grupo Proyección Fiscal es una empresa dedicada al diseño e implementación de estrategias fiscales a personas físicos y morales, así como a la dispersión de nóminas de trabajadores. El Socio-Director percibía una improductividad en sus Direcciones y Coordinaciones, tenía dudas sobre el servicio que se le ofrecía o sus clientes. Tampoco estaba 100% seguro si la información entregada por sus áreas era confiable y si realmente estaban gastando de forma óptima en la empresa.


RETO:
Definir una Macro y Micro Estructura alineada a los objetivos estratégicos de la empresa. A la par, incrementar la productividad de las Direcciones (Operación, Cuentas Clave, Tesorería, Jurídico) y Coordinaciones (Contabilidad e IMSS); así como incrementar el nivel de servicio interno mediante la Implementación de un Modelo integral de las Operaciones y de Servicio al cliente, incluyendo a las áreas de Jurídico, Contabilidad, IMSS y Tesorería. También, considerar la reducción de gastos a través de un presupuesto de cada área.

SOLUCIÓN:
Se realizaron mejoras y se maximizó el uso de los módulos en el sistema computacional interno (SICO) para la dispersión, control de pagos, control de expedientes y contratos, control de finiquitos, gestión y control de trabajadores, timbrado ante el SAT de recibos y facturas, control de cobro de costo social, amortizaciones INFONAVIT, cargo para la generación de cheques y conciliación de estados de cuenta.

Se definió la macro estructura y cada uno de los perfiles de las Direcciones y Coordinaciones dando claridad o los puestos e incrementando las sinergias operativas. Dentro de la estructura, se definió a un área especializada en Cuentas Clave de la organización.
Se implementó un plan de choque para la generación de presupuestos y así planear los gastos. También se diseñó la herramienta del Plan Maestro, lo que permitió definir el número de personas optimas, de acuerdo a las cargas de trabajo. Se generó lo Matriz de Gestión de Reuniones y Responsabilidades de cada área, así como las semanas típicas. Se desarrollaron los mecanismos para las conciliaciones entre Operaciones, Tesorería y Contabilidad y se implementaron las reuniones operativas y con el Socio Director para analizar los indicadores definidos para cada área.

RESULTADOS:
Se implementaron los procesos de operación, lo cual ayudó o incrementar lo productividad de las Direcciones y Coordinaciones, con el respaldo de las herramientas se obtuvo un mejor control. Se cuenta con un presupuesto mensual, lo cual ayudó al control de gasto de cada área.