Petroplus – Optimización Operación y Corporativo

PROYECTO

Nombre: El PLUS está en ti
Duración: 6 meses
Etapa: Proyecto
Prácticas Implementadas: Reestructura Organizacional, Reingeniería de Procesos, Sistema de Gestión
Industria / Sector: Estaciones de Servicio Gasolina

 

SCORECARD

CORPORATIVO

  • Estructura Organizacional
  • 21 Descripciones de Puestos
  • 29 Procesos

OPERATIVO

  • Estructura Organizacional
  • 8 Descripciones de Puestos
  • 11 Procesos

Petroplus es un grupo gasolinero con más de 17 años como fuerte competidor en la zona sur de Tamaulipas, esforzándose en marcar una diferencia en calidad, servicio y atención a los clientes. Esto les ha permitido mantener un crecimiento constante y superar las expectativas, con la finalidad de homologar los procesos y mejorar los controles internos, así como el nivel de servicio para alcanzar los niveles de satisfacción del cliente establecidos por la Alta Dirección.


RETO:
Mejorar el control operativo así como el nivel de servicio a través de la optimización y sinergia de procesos entre el Corporativo y las Estaciones de Servicio. Incrementar y mejorar las capacidades y actitudes del recurso humano, creando un ambiente adecuado para el cambio y la mejora continua.

SOLUCIÓN:
En los primeras etapas se rediseñó la Estructura Organizacional, ajustando y balanceando las actividades así como la carga de trabajo del personal, quienes tuvieron más claridad en sus funciones y procesos a su cargo. En cuanto a Procesos Operativos se definieron e implementaron procesos de solicitud y pedido de combustible, recepción y descarga y atención a clientes con la finalidad de garantizar el abasto de combustible y asegurar un nivel de servicio óptimo.

Se optimizaron los procesos de Corte de Turno, Cierre de Día y Control de Bitácoras, logrando eficentar las entregas de turno, entrega oportuna de documentación a Contabilidad y cumplir con la normatividad ante las dependencias de gobierno(ASEA, CRE, PROFECO). También se definieron rutinas de supervisión (Día Típico) al Coordinador y Supervisor y puntos de control en piso(Checklist de Puntos de Revisión).

Con respecto al área administrativa, se rediseñaron los procesos contables para disminuir los tiempos de registro y conciliación a través de la automatización de herramientas y supervisión a través de nuevos controles. En Finanzas se optimizaron los procesos de Crédito estableciendo los lineamientos de decisión.

En Cobranza se rediseñó el proceso y se implementaron herramientas para contar con mayor visibilidad del status de la cartera. También se eficientaron los procesos de Tesorería y Cuentas por Pagar apoyando a una mejor planeación y ejecución de pagos.

En el área de Recursos Humanos, se optimizaron los procesos de Reclutamiento y Selección, Incorporación e Inducción, Clima Laboral, Capacitación, Evaluación de Desempeño y Desincorporación.

Para la gestión y cumplimiento de objetivos, se implementaron reportes, indicadores y foros de gestión (Nivel 1 y 2) para la rendición de cuentas y toma efectiva de decisiones.

RESULTADOS:
Se logró una operación más estable y organizada, así como la estandarización de procesos en todas las Estaciones de Servicio y Corporativo. Se incrementó el nivel de servicio en bombas por parte de los Despachadores, así como la supervisión activa por parte de los Líderes y Coordinadores de Estación, dejando una base solida y estructurada para el crecimiento.