TRACER MÉXICO – Restructuración de procesos administrativos y legal

PROYECTO

Nombre: “Restructuración de procesos administrativos y legal”
Duración: 7 meses
Etapa: Proyecto
Prácticas Implementadas: Reglas de negocio, procesos, controles y orden en la estructura organizacional

BENEFICIOS

  • Incremento en la rentabilidad de la empresa al estandarizar los precios mediante la reestructuración del cotizador.
  • Reducción del 28% de la cartera vencida con más de 31 días
  • Mejora en la toma de decisiones mediante la revisión de indicadores, identificación de causas y definición de planes de acción en las reuniones semanales de gestión.

 

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Tracer México es una empresa con crecimiento acelerado enfocada a brindar servicios legales, notariales y regulatorios, a través de una plataforma en línea integrada por diversas herramientas de funcionamiento automático.
Su principal objetivo es entregar sus servicios regulatorios en coordinación con una red de notarios públicos y abogados en todo el país, equipo con el que se ha trabajado durante varios años.
Tracer México se encontraba ante un crecimiento acelerado que creo la necesidad de actuar para poner en orden su estructura organizacional y procesos internos; así como sentar las bases de una empresa institucional que se preparara para un crecimiento sostenido.


RETO:
Diseñar una estrategia clara de venta que enfoque los esfuerzos del área comercial para así incrementar la rentabilidad de la empresa mediante un sistema de costeo y asignación de precios adecuado. Así como redefinir la estructura organizacional alineada a los objetivos generales y operativos, teniendo una mayor productividad mediante la optimización del tiempo de las abogadas.

RESPUESTA:
El cambio se presentó desde la clarificación de funciones y líneas de mando en toda la organización; se continuó con la mejora al cotizador de ventas que permitió incrementar la rentabilidad.
También se generó un nuevo esquema de comisiones enfocado a cumplimiento por objetivos, lo que provocó un gran respuesta del personal por trabajar de manera más eficiente.
Se documentaron procesos de acuerdo a los factores críticos de éxito, y se trabajó fuertemente en la definición de los alcances y objetivos por área, estructura organizacional, descripciones de puesto y “día típico” para los puestos claves. Adicionalmente se generaron controles para el área de administración y finanzas, para monitorear el flujo de efectivo, y los presupuestos. Finalmente de definieron indicadores de gestión, se construyeron tableros de control y se instituyó la reunión de gestión entre los directores. Siendo así, ahora se cuenta con controles claves para operar la compañía y tomar las mejores decisiones.

RESULTADOS:
Se tiene una mayor orden y claridad de los procesos, así como los roles que deben desempeñar todo personal y por supuesto se tiene mayor visibilidad para la toma de decisiones.
Con todo eso se logró, que el flujo de efectivo aumentará por la oportuna facturación y seguimiento a la cobranza.
Además, las tomas de decisiones se facilitaron al visualizar los resultados a la orden del día, mediante las reuniones de gestión de indicadores.